Jak utworzyć nowy Workflow?

Tworzenie nowego Workflow jest bardzo proste i polega na ułożeniu oraz zdefiniowaniu odpowiednich Akcji w czasie.

Aby dodać nowy Workflow, przejdź do zakładki "Workflows" a następnie kliknij w przycisk znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu: "Dodaj nowy Workflow".

W kolejnych krokach:

• wprowadź przyjazną nazwę dla nowego Workflow, np. "Onboarding pracowników biurowych" lub "Remote onboarding"
• wybierz odpowiednią kategorię (dowiedz się więcej o kategoriach tutaj).
• przypisz etykiety
• wskaż role, które mają występować w danej ścieżce (o dodawaniu customowych Ról przeczytasz więcej tutaj)

Wszystkie te ustawienia możesz edytować na późniejszym etapie w sekcji Ustawienia Workflow.

Świetnie! Teraz możesz przejść do dodawania i konfigurowania Akcji w swoim szablonie Procesów (Workflow). O tym jak to zrobić piszemy tutaj.

Ustawienia Workflow

W widoku każdego Workflow na pasku z prawej strony ekranu pod ikoną koła zębatego znajdziesz ustawienia, które możesz modyfikować w dowolnym momencie.

• Nazwa - po tej nazwie zidentyfikujesz odpowiednią ścieżkę na liście Workflow lub w momencie uruchamiania Procesu. Pamiętaj, że użytkownicy widzą tę nazwę w swoim Portalu
• Kategoria - określ kategorię swojego Workflow, aby dostosować treści i komunikaty do określonych typów Procesu
• Etykiety - dodatkowe tagi, którymi możesz oznaczyć Workflow.
• Role - role, które uczestniczą w Procesach uruchamianych na podstawie tego Workflow. Dodanie Roli do Workflow skutkuje wyświetleniem jej na liście kontaktów w Portalu pracownika.
• Domyślny odbiorca Akcji - wybierz Rolę w Procesie, która będzie automatycznie przypisywana do Akcji w momencie jej przeciągania do Workflow (zawsze możesz to zmienić!)
• Domyślny czas dostarczenia Akcji - wybierz godzinę, która będzie automatycznie przypisywana do Akcji w momencie jej przeciągania do Workflow (zawsze możesz to zmienić!)
• Domyślny czas ukończenia Akcji - wybierz wymagany termin ukończenia zadania lub szkolenia, który automatycznie będzie przypisywany do Akcji w momencie jej przeciągania do Workflow (zawsze możesz to zmienić!)

Workflow Builder

Aby dodać Akcję do Workflow musisz wybrać już istniejący lub utworzyć nowy Workflow.

Zostaniesz przekierowany do Workflow Buildera - miejsca, w którym definiujesz cały szablon Procesów.

Akcje dodajemy do Workflow za pomocą mechanizmu drag&drop, czyli przeciągnij i upuść.

Aby dodać nową Akcję do Workflow należy przeciągnąć wybrany kafelek (np. SMS lub E-mail) z prawej części (Akcje) na obszar roboczy Workflowa. Kliknij i przytrzymaj kafel, następnie upuść go w wybranym przez siebie miejscu.

Akcja automatycznie doda się do Workflow ze statusem "Draft". Przeczytaj o tym więcej tutaj.

Podczas budowania Workflow możesz skorzystać z 4 możliwości dodawania Akcji (przełącz zakładki w sekcji "Akcje", aby zobaczyć ich zawartość):

1. Dodaj nowe - pierwsza opcja umożliwia budowanie nowych Akcji od zera. Przeciągnij kafel "SMS" lub "E-mail" na obszar roboczy Workflow i przejdź do edycji Akcji. Skorzystaj z tej opcji jeśli chcesz stworzyć Akcję od podstaw.
2. Moje Akcję (nowe) - w tej sekcji znajdziesz wszystkie dotychczas opublikowane Akcję w Twojej Aplikacji. Skorzystaj z tej opcji jeśli chcesz wykorzystać wcześniej dodaną Akcję (np. w innym Workflow). Pamiętaj jednak, że edycja takiej Akcji (zmiana treści) jest globalna, co oznacza, że zawartość Akcji zmieni się w każdym Workflow, do którego Akcja została dodana.
3. Moje Akcję - w tej sekcji znajdziesz bibliotekę gotowych Akcji, która działa bardzo do punktu powyżej, aczkolwiek została przygotowana w starszej wersji naszego edytora. Podobnie jak wyżej, zmiana zawartości Akcji jest globalna i wpływa na wszystkie Workflowy, w których Akcja została użyta.
4. Moje szablony - w tej sekcji znajdziesz szablony Akcji, które powstały na podstawie wcześniej przygotowanych i zapisanych Akcji. Opcja umożliwia tworzenie Akcji na podstawie zapisanych szablonów, co przyspiesza i ułatwia tworzenie Workflow.

Dowiedz się więcej o Akcjach tutaj.