Wykorzystaj Akcję typu “Dokument” - stwórz szablon dokumentu i uzupełnij go automatycznie danymi podanymi przez Użytkownika w Procesie.
Czym jest Akcja “Dokument”?
Akcja typu “Dokument” to dodatkowo płatna funkcja umożliwiająca generowanie plików PDF na bazie utworzonego szablonu oraz dynamicznych danych, zaciąganych ze Snippetów.
Wygenerowany w Procesie plik PDF zapisuje się na koncie wskazanego Użytkownika i dostępny jest w jego pofilu w Panelu administracyjnym w sekcji “Pliki”. Możesz go również automatycznie przekazać w procesie do innego Użytkownika za pomocą akcji "E-mail", lub wyeksportować do innego systemu za pomocą akcji "Data transfer".
Akcję możesz wykorzystać we wszystkich Procesach, których przebieg wymaga uzupełnienia ustandaryzowanych dokumentów, np. kwestionariusza osobowego, umowy, akceptacji RODO, wszelkich zgód czy dokumentów podatkowych. Oprócz tego Dokument PDF jest świetnym rozwiązaniem do podsumowania rozliczenia pracownika w procesie offboardingu - dzięki niemu możesz przygotować końcową obiegówkę i wyeksportować ją do akt pracownika.
Jak skonfigurować Akcję typu “Document”?
Wykorzystując funkcję “Drag&Drop” w widoku Workflow przeciągnij kafelek “Dokument” w odpowiednie miejsce tworzonej ścieżki.
Uzupełnij pole “Nazwa pliku” - pod tą nazwą znajdziesz później wygenerowany plik PDF w sekcji ”Pliki” w profilu użytkownika w Panelu administracyjnym.
Przygotuj szablon dokumentu. Zredaguj treść wykorzystując różne opcje formatowania tekstu, a także Snippety - to dzięki nim Dokument zostanie automatycznie uzupełniony informacjami podanymi przez Użytkowników w Procesie.
Pamiętaj, że w zakładce “Podgląd” możesz na bieżąco weryfikować wygląd redagowanego dokumentu.
Jak pobrać wygenerowany Dokument?
Wygenerowany plik PDF można pobrać z sekcji “Pliki” w profilu użytkownika w Panelu administracyjnym Aplikacji.
Jak przesłać wygenerowany Dokument do innego Użytkownika?
Wygenerowany plik PDF możesz przesłać w Procesie za pomocą akcji “E-mail” do innego Użytkownika. W Workflow dodaj nową Akcję E-mail, której uwolnienie uzależnisz od skonfigurowanej wcześniej Akcji Dokument.
W polu Załączniku umieść Snippet z generowanym PDF (jego nazwa to Nazwa pliku wprowadzona podczas konfigurowania PDF).
Zredaguj wiadomość mailową, tak jak to ma miejsce w przypadku Akcji E-mail.
Jak przesłać wygenerowany Dokument do innego systemu lub innej lokalizacji?
Wykorzystaj do tego akcję “Transfer danych” - przeczytaj więcej tutaj.