1. Baza wiedzy
  2. Automatyzuj i skaluj Procesy
  3. Wykorzystaj Role - zaangażuj innych interesariuszy Procesu

Jak przypisać użytkownika do Roli?

Możesz przypisać użytkownika do Roli na dwa sposoby: - w momencie tworzenia lub edytowania Roli, - oraz w trakcie uruchamiania lub modyfikowania trwającego Procesu.

Tworzenie lub edytowanie Roli w Ustawieniach Aplikacji

Podczas tworzenia lub edycji Roli możesz wyznaczać pracowników, którzy mają pełnić daną Rolę w Procesach. Funkcja jest opcjonalna i w zależności od ustawień, będzie miała wpływ na uruchomione Procesy. Istnieją trzy możliwe ustawienia.

Jak przypisać użytkownika do Roli_1

❌ Brak wyznaczonych osób

Jak przypisać użytkownika do Roli_2

Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu Procesu, w którym występuje dana Rola, Aplikacja poprosi Administratora w Panelu administratora lub managera w Portalu Użytkownika - o przypisanie do danej Roli dowolnego pracownika, który posiada konto w Aplikacji.

Brak aktywności w tym temacie (niewyznaczenie pracownika) spowoduje, że Akcje przypisane do Roli w Procesie nie będą wykonywane i Proces może być z tego powodu niekompletny. W takiej sytuacji, po uruchomieniu Procesu, Aplikacja będzie przypominać o konieczności wyznaczenia pracownika do Roli.

👤 1 wyznaczony pracownik

Jak przypisać użytkownika do Roli_3

Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu Procesu, w którym występuje dana Rola, Gamfi automatycznie przypisze do Procesu wyznaczonego pracownika. Oznacza to, że Administrator i manager nie będą musieli wykonywać żadnej dodatkowej czynności w Panelu administratora ani w Portalu pracownika.

👥 Wielu wyznaczonych pracowników

Jak przypisać użytkownika do Roli_4

Takie ustawienie sprawi, że Gamfi wskaże rekomendowane osoby (wyznaczone podczas konfiguracji Roli) do pełnienia tej funkcji. W ten sposób Administrator lub manager będą mogli szybciej i przyjemniej przypisać pracownika do konkretnej Roli w Procesie.

Uruchamianie lub modyfikowanie trwającego Procesu

Podczas uruchomienia Procesu z użyciem Workflow, który przewiduje udział innych Ról - konieczne będzie przypisanie konkretnych osób do każdej Roli. 

Powiadomienie w Panelu administratora

Jeśli w Procesie pojawią Role jeszcze nie obsadzone - pojawi się powiadomienie w Panelu administratora. Obok nazwy pracownika, dla którego uruchomiono Proces - będzie widoczna ikona “pomarańczowego trójkąta z wykrzyknikiem”.

Jak przypisać użytkownika do Roli_5

Aby przypisać pracownika do Roli w Procesie, należy wejść w szczegóły danego Procesu i wybrać przy danej Roli konkretnego pracownika z listy, a następnie potwierdzić swój wybór, klikając "Potwierdź".​​

Jak przypisać użytkownika do Roli_6

Od tego momentu wszystkie Akcje przypisane do wybranej Roli w Procesie - zostaną automatycznie przypisane do wybranego pracownika. Jeśli zajdzie potrzeba, osobę przypisaną do Roli można zmienić.

 

Powiadomienie w Portalu użytkownika

Informacja o konieczności przypisania pracownika do Roli, pojawia się na liście zadań do wykonania w Portalu użytkownika (na samej górze).

Aby przypisać pracownika do Roli w Procesie, należy kliknąć w Akcję na liście (np. "Wyznacz Rolę Buddy"), wybrać pracownika

Jak przypisać użytkownika do Roli_7

… a następnie kliknąć w przycisk "Zatwierdź".

Po wykonaniu zadania, zniknie ono z listy managera, a wszystkie Akcje przypisane do tej Roli w Procesie - zostaną automatycznie przypisane do wybranego pracownika.

Przypisanie ról może odbyć się zarówno po stronie Administratora (w Panelu), jak i managera (w Portalu pracownika). 

 

Aktywność jest współzależna. Co to oznacza?

  • Jeśli Administrator przypisze pracownika do Procesu w Panelu, wówczas zadanie nie pojawi się już na liście zadań do wykonania w Portalu managera (lub innej Roli, która również ma uprawnienia przypisywania osób do tej Roli);
  • Analogicznie w drugą stronę: jeśli manager przypisze pracownika do danej Roli, wówczas komunikat o konieczności przypisania pracownika do Roli zniknie z Panelu administratora.