Możesz przypisać użytkownika do Roli na dwa sposoby: w momencie tworzenia lub edytowania Roli oraz w trakcie uruchamiania lub modyfikowania trwającego Procesu.
Tworzenie lub edytowanie Roli w Ustawieniach Aplikacji
Podczas tworzenia lub edycji Roli możesz wyznaczać pracowników, którzy mają pełnić daną Rolę w Procesach. Funkcja jest opcjonalna i, w zależności od ustawień, będzie miała wpływ na uruchomione Procesy. Istnieją trzy możliwe ustawienia.
❌ Brak wyznaczonych osób
Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu Procesu, w którym występuje dana Rola, Aplikacja poprosi Administratora w Panelu administratora lub managera w Portalu Użytkownika o przypisanie do konkretnej Roli dowolnego pracownika, który posiada konto w Aplikacji.
Brak aktywności w tym temacie (niewyznaczenie pracownika) spowoduje, że Akcję przypisane do Roli w Procesie nie będą wykonywane i Proces może być z tego powodu niekompletny. W takiej sytuacji, po uruchomieniu Procesu, Aplikacja będzie przypominać o konieczności wyznaczenia pracownika do Roli (tutaj dowiesz się więcej).
👤 1 wyznaczony pracownik
Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu Procesu, w którym występuje dana Rola, Aplikacja automatycznie przypisze do Procesu wyznaczonego pracownika. Oznacza to, że Administrator i manager nie będą musieli wykonywać żadnej dodatkowej czynności, czy to w Panelu administratora, czy to w Portalu pracownika.
👥 Wielu wyznaczonych pracowników
Takie ustawienie sprawi, że całość zachowa się w podobny sposób jak w przypadku braku wyznaczonych osób, z tą różnicą, iż Aplikacja wskaże rekomendowane osoby (wyznaczone podczas konfiguracji Roli) do pełnienia tej funkcji.
W ten sposób Administrator lub manager będą mogli szybciej i przyjemniej przypisać pracownika do konkretnej Roli w Procesie.
W kolejnym artykule (kliknij tutaj) dowiesz się, jak wygląda przypisywanie pracowników do konkretnych ról w uruchomionych Procesach.
Uruchamianie lub modyfikowanie trwającego Procesu
Uruchamiając Proces na bazie Workflow, który angażuje dodatkowe role w organizacji (tj. posiada Akcję przypisane do dodatkowych ról), możesz spotkać się z sytuacją, iż Aplikacja poprosi o przypisanie w Procesie pracownika do konkretnej Roli.
Dzieje się tak, gdy podczas tworzenia Roli wskazano mniej lub więcej niż jednego pracownika (dowiedz się więcej w tym miejscu). W takiej sytuacji Aplikacja poprosi o przypisanie pracownika do zaangażowanych ról w już uruchomionym Procesie. Jak to wygląda?
Powiadomienie w Panelu administratora
W Panelu administratora informacja o konieczności przypisania pracownika do Roli pojawia się na liście Procesów w sekcji "Pracownicy". Jeżeli uruchomiony Proces posiada nieprzypisane role, wówczas obok zdjęcia pracownika, dla którego uruchomiono Proces pojawia się ikona ⚠️.
Aby przypisać pracownika do Roli w Procesie, należy kliknąć na wybrany Proces oraz wybrać przy danej Roli konkretnego pracownika z listy, a następnie potwierdzić swój wybór, klikając w "Potwierdź".
Od tego momentu wszystkie Akcję przypisane do wybranej Roli w Procesie zostaną automatycznie udostępnione i podpięte pod wybranego pracownika. Wybór ten można zmienić poprzez edycję przypisanej Roli.
Powiadomienie w Portalu użytkownika
W Portalu pracownika informacja o konieczności przypisania pracownika do Roli pojawia się na liście zadań (na samej górze) do wykonania po stronie managera przypisanego do Procesu.
Aby przypisać pracownika do Roli w Procesie, należy kliknąć w Akcję na liście (np. "Wyznacz Rolę Buddy"), wybrać pracownika…
… a następnie kliknąć w przycisk "Zatwierdź".
Po wykonaniu aktywności Akcja zniknie z listy zadań dla managera, a wszystkie Akcję przypisane do wybranej Roli w Procesie zostaną automatycznie udostępnione oraz podpięte pod wybranego pracownika.
Przypisanie ról może odbyć się zarówno po stronie Administratora (w Panelu), jak i managera (w Portalu pracownika). Aktywność jest współzależna. Co to oznacza?
- Jeśli Administrator przypisze pracownika do Procesu w Panelu, wówczas takowe zadanie nie pojawi się już na liście zadań do wykonania przez managera.
- Analogicznie w drugą stronę. Jeśli manager przypisze pracownika do danej Roli, wówczas komunikat o konieczności przypisania pracownika do Roli zniknie z Panelu administratora.