Jak ustawić warunki dołączenia Akcji do Procesu?

Zdecyduj, na jakiej podstawie i komu ma być dostarczona Akcja - skorzystaj z Warunków.

Możesz wykorzystać warunki oparte na:

• innych Akcjach
• Lokalizacjach i kategoriach
• Polach niestandardowych
• lub połączyć je wszystkie.

Dzięki warunkom decydujesz:

• czy Akcja zostanie dodana do Procesu uruchomionego użytkownikowi,
• kiedy zaplanowana Akcja zostanie uwolniona.

Co to oznacza?

Targetowanie po lokalizacji lub kategorii

1️⃣ W pierwszym przypadku możesz zdefiniować warunki, na podstawie których Akcja zostanie dodana do Procesu. Tymi warunkami mogą być kategorie lub lokalizacje przypisane użytkownikowi.

W praktyce oznacza to, że nie musisz już projektować osobnych Workflowów dla różnych ścieżek wdrożenia, kategorii pracowników czy lokalizacji. Możesz stworzyć jeden szablon Procesu i to w nim zdecydować, kiedy dana Akcja zostanie dodana użytkownikowi. Potrzebujesz przykładu?

• Zaplanuj zadanie dla Managera dotyczące konieczności złożenia wniosku o kartę dostępu do biura jeśli zatrudniony pracownik ma przypisaną kategorię “Praca stacjonarna”. Manager nie dostanie tego, jeśli uczestniczy w Procesie pracownika, któremu przypisano kategorię “Praca zdalna”.
• Dodaj do Procesu szkolenie dot. korzystania z nowoczesnych powierzchni biurowych tylko tym pracownikom, którzy pracują w centrali (lokalizacja: centrala)
• Przekaż użytkownikowi dodatkowe formularze kadrowe, potrzebne tylko w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (kategoria: forma zatrudnienia → UoP)
• Daj pracownikowi zdalnemu możliwość wyboru sprzętu do pracy (kategoria: tryb pracy → zdalna)

Tak zaplanowane Akcję zostaną uruchomione jedynie tym użytkownikom, którzy spełniają określone warunki wynikające ze stworzonych przez Ciebie kategorii i lokalizacji.

Targetowanie po Polach niestandardowych

1️⃣ Dodatkowo w pierwszym przypadku możesz zdecydować, że Akcja ma zostać dołączona do Procesu, jeśli użytkownik wskazał konkretną odpowiedź w formularzu.

Musisz jedynie postawić warunek oparty na Polu niestandardowym i wybrać:

• do kogo przypisana jest odpowiedź z tego pola
• jaką odpowiedź należy wskazać, by konfigurowana Akcja została dołączona do Procesu.  

W praktyce oznacza to, że możesz poprowadzić dany Proces różnymi ścieżkami, zależnymi od odpowiedzi użytkowników. Dla przykładu: Pracownik wskazuje w formularzu, że nie posiada obywatelstwa z Twojego kraju, a Ty w następstwie udostępniasz mu dodatkowy formularz konieczny do wypełnienia by przygotować umowę o pracę. Ten dodatkowy formularz udostępniony zostanie jedynie w sytuacji, gdy rzeczywiście Pracownik wybrał opcję "Nie posiadam obywatelstwa X".

 

Targetowanie po Akcji

2️⃣ Drugi mechanizm warunkowania daje Ci możliwość uwolnienia zaplanowanej Akcji w sytuacji, gdy inna Akcja zostanie wykonana - tworzysz tym samym sekwencję zdarzeń. Przejdźmy od razu do przykładów:

• Kadry dostaną maila jeśli Pracownik wypełni formularz dot. danych osobowych
• Manager dostanie zadanie, w którym musi zapisać Pracownika na szkolenie jeśli Pracownik zadeklaruje chęć udziału w tym szkoleniu
• Support IT dostanie maila jeśli Pracownik wybierze sprzęt.
• Pracownik otrzyma do wypełnienia ankietę oceniającą Proces wdrożenia jeśli Manager potwierdzi ukończenie tego Procesu
• Pracownik otrzyma dostęp do szkolenia jeśli poda kod potwierdzający jego uprawnienia w tym zakresie
• Manager otrzyma do ostatecznej akceptacji obiegówkę jeśli odchodzący Pracownik potwierdzi wykonanie wszystkich offboardingowych formalności

Łączenie warunków

Ustalając warunki dołączenia Akcji do Procesu możesz łączyć targetowanie zarówno po Akcjach, Kategoriach, Lokalizacjach i Polach niestandardowych. Oznacza to, że uwolnienie Akcji może być uzależnione od spełnienia łącznie wszystkich warunków, np. Pracownik musi wypełnić Kwestionariusz osobowy, posiadać kategorię: rodzaj umowy - umowa o pracę, mieć przypisaną lokalizację - Biuro w Warszawie, a w Kwestionariuszu wybrać opcję "Jestem obywatelem X". Dopiero wówczas, po spełnieniu wszystkich tych warunków, konfigurowana Akcja zostanie dołączona do Procesu.