Co to jest BAZA WIEDZY w Gamfi? (pl)

Co nam daje Baza wiedzy w Gamfi?

➕ dodawanie dokumentów,

🔄 podmianę plików bez utraty odnośników,

📁 organizowanie materiałów w katalogach,

🔎 wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów,

🎯 zarządzanie dostępnością materiałów.

📚 Jak dodać dokument do Bazy wiedzy?

Wejść do zakładki w menu bocznym „Baza wiedzy” i wywoałć akcję “Dodaj dokument”. Wybrać dany dokument i kliknąć przycisk "Dalej"

⚠️ Uwaga, obecnie w Bazie wiedzy mogą być dodane dokumenty tylko w formacie pdf.

Czas na zdefiniowanie ustawień dokumentu.

Na etapie tworzenia dokument może mieć jeden z trzech statusów:

Dostępny dla wszystkich – od razu widoczny dla wszystkich użytkowników
Dostęp targetowany – dostępny wyłącznie dla określonych grup,
Niedostępny – ukryty przed użytkownikami,

Czwarty stan - Zarchiwizowany – nie jest wybierany przy tworzeniu. Dokument mozna zarchwiwizować dopiero po jego zapisaniu (patrz dalej)

W tym miejscu można też od razu przypisać dokument do wybranego katalogu jeśli wcześniej został utworzony* oraz dodać opis.
* Jak utworzyć katalog dowiesz się w dalszej części artykułu.

Jeśli wybierzesz “Dostęp targetowany”, masz do dyspozycji 3 opcje dodania warunków:

1️⃣ Proste - dokument może być widoczny dla pracownika wtedy, gdy:

- ukończy wskazane workflow,
- jest przypisany do wybranej lokalizacji,
- jest przypisany do wybranej kategorii,
- spełnia warunek określony wybranym polem niestandardowym.

2️⃣ Zaawansowane - ten rodzaj targetowania pozwala połączyć ze sobą wiele warunków, jak na poniższym przykładzie.

💡Przykład:

Dokument będzie widoczny dla pracowników, którzy:

- należą do kategorii “pracownik biurowy”,
- oraz ich Forma zatrudnienia jest inna niż “pracownik tymczasowy” i inna niż “Zlecenie”.

Innymi słowy: pracownik biurowy, ale z wykluczeniem obu tych form zatrudnienia.

☝🏻

Zauważ, że możesz:

⚪️ łączyć ze sobą warunki za pomocą operatorów “i” oraz “lub”

⚪️ zdefiniować konkretne warunki za pomocą operatorów:
- “równa się”
- “nie równa się”
- “zawiera”
- “jest puste”
- “nie jest puste”

⚪️ stworzyć kolejne grupy warunków i połączyć je ze sobą za pomocą operatorów “i” oraz “lub”.

To pozwoli Ci dostosować dostęp do każdej sytuacji.

3️⃣ Segmenty - ten rodzaj targetowania pozwala Ci połączyć warunek ukończonego workflow z wybranym Segmentem*.

* Więcej o Segmentach przeczytasz w module Zarządzanie użytkownikami.

Gdy zapiszesz zmiany dokument trafia do Bazy wiedzy zgodnie z wybranym statusem:

Dostępny dla wszystkich lub Dostęp targetowany - widoczny odpowiednio dla wszystkich lub dla osób spełniających warunki,
Niedostępny - zapisany, ale ukryty przed użytkownikami.

Po zapisaniu na ekranie pojawią się dwie nowe możliwości:

w Ustawieniach dokumentu (prawa strona ekranu) pojawi się dodatkowy status dostępu - “Zarchiwizowany”, którym możesz przenieść dokument do archiwum,
w środkowej części ekranu pojawi się możliwość podmiany pliku (bez utraty odnośników*).

* Jeśli dokument był wcześniej opublikowany i teraz dokonasz podmiany pliku - dokument nadal będzie działał w Bazie wiedzy i w akcjach, w których był podlinkowany.

Gdy wejdziesz do zakładki “Dostęp” od razu zauważysz listę osób, które aktualnie spełniają kryteria zdefiniowanych warunków.

✍🏻 Jak powiązać dokument z Bazy wiedzy z akcją w workflow?

Materiały z Bazy wiedzy można przypiąć do każdego zadania na dwa sposoby:

1️⃣ Z zakładki „Baza wiedzy” 📖
- patrz menu z ustawieniami danej akcji z prawej strony ekranu.

Po wejściu do zakładki, z prawej strony ekranu pojawi się lista materiałów umieszczonych w repozytorium Bazy wiedzy. Jeśli materiałów jest dużo - możesz skorzystać z wyszukiwarki (pole z lupką “Szukaj dokumentów”) i po wyszukaniu wybrać dokument przyciskiem "+Dodaj".

2️⃣ Za pomocą funkcji tagowania i wybierania snippetów w edytorze 🏷️
- w polu tekstowym wybierasz symbol"@" i wybierasz dokument (lub snippet*), który chcesz dodać do zadania.

* snippet - element, który pozwala zaciągnąć dane z profilu pracownika do treści akcji.

W ten sposób możesz wstawiać zarówno dotychczasowe snippety, jak i dokumenty z repozytorium Bazy Wiedzy bezpośrednio do treści.

☝🏻 Pamiętaj, że…

Jeżeli dokument:

- nie był wcześniej dostępny dla użytkownika,
- albo użytkownik nie znajdował się w grupie targetowej,

to w momencie przypięcia dokumentu do akcji i udostępnienia tej akcji użytkownikowi - dokument automatycznie staje się dla niego dostępny.

Od tej chwili będzie on również widoczny w jego Bazie wiedzy. Dzięki temu można budować bibliotekę materiałów, która naturalnie rośnie wraz z przechodzeniem przez procesy, bez konieczności ręcznego nadawania dostępu do każdego dokumentu.