1. Baza wiedzy
  2. Automatyzuj i skaluj Procesy
  3. Wykorzystaj Role - zaangażuj innych interesariuszy Procesu

Jak dodać nową Rolę?

Aby skonfigurować nową Rolę, przejdź do sekcji “Ustawienia”→ zakładki “Role”, a następnie kliknij przycisk "Dodaj Rolę".

Czym jest Rola_1

Na ekranie pojawi się formularz dodawania nowej Roli. Przejdźmy sobie przez wszystkie pola:

Nazwa Roli - np. Buddy, HRBP, Support IT czy Office Manager. 

Inicjały (opcjonalnie) - wpisz dwa znaki, które będą wyróżniały Rolę na liście Akcji w Workflow. Jeśli jednak zostawisz puste pole - Gamfi wykorzysta dwa pierwsze znaki z podanej przez Ciebie nazwy.

Jak dodać nową Rolę_2

Kolor - wybierz kolor, który będzie wyróżniał Rolę na liście Akcji w Workflow.

Wybierz pracownika - w tym miejscu możesz wyznaczyć pracowników do pełnienia danej Roli:

  • jeśli wskażesz tylko jednego Użytkownika - automatycznie przypisze się on do Roli podczas startowania Procesu;
  • jeśli podasz więcej osób - zostaną one potraktowane jako osoby rekomendowane do pełnienia tej Roli, co ułatwi wybór konkretnej osoby w konkretnym procesie.

Jak dodać nową Rolę_3

Zdecyduj czy dana Rola może wskazywać użytkowników do innych Ról w Procesie.

Czym jest Rola_2

Wtedy wykonawca Roli po zalogowaniu do swojego Portalu, na szczycie listy z zadaniami do wykonania - otrzyma zadanie “Wyznacz rolę (…)”:

Jak dodać nową Rolę_5

Po wypełnieniu formularza kliknij w "Zapisz", aby dodać nową Rolę w Aplikacji.

☝🏻 Musisz wiedzieć, że to zadanie zniknie z Portalu wykonawcy Roli, jeśli osoba uruchamiająca Proces - wyznaczy osobę podczas uruchomienia Procesu w Panelu administratora.

 

Jak usunąć stworzoną Rolę?

Roli stworzonej w sekcji Ustawienia nie da się trwale usunąć, lecz można ją zarchiwizować. Wystarczy po prawej stronie na liście Ról obok wybranej do archiwizacji Roli kliknąć trzy kropeczki i wybrać opcję “Archiwizuj”. 

Jak dodać nową Rolę_6

Włączając switch „Pokaż zarchiwizowane pozycje” możesz wyświetlić Role, które zostały zarchiwizowane, a nawet ponownie je przywrócić. Zrobisz to klikając po prawej stronie w trzy kropeczki i wybierając opcję „Przywróć”. Przywróconą Rolę można ponownie wykorzystać w Workflow.

Jakie są skutki archiwizacji Roli?

  • w przypadku trwających Procesów nic się nie zmienia - Rola nada bierze udział w Procesie;
  • w przypadku nowo uruchamianych Procesów również możesz nadal wybrać Rolę, która w Ustawieniach została zarchiwizowana, jeśli nadal występuje w Workflow;
  • dotychczasowe Akcje, które są przypisane w Workflow do zarchiwizowanej Roli, pozostają bez zmian;
  • Nie możesz jednak utworzyć nowej Akcji i przypisać do niej zarchiwizowanej Roli lub zmienić odbiorcy w już istniejącej Akcji na zarchiwizowaną Rolę.