Aby skonfigurować nową Rolę, przejdź do sekcji "Ustawienia", a następnie kliknij w przycisk "Dodaj nową Rolę".
Na ekranie pojawi się formularz dodawania nowej Roli. W tym miejscu uzupełnij pola:
- Nazwa Roli - np. Buddy, HRBP, Support IT czy Office Manager
- Inicjały (opcjonalnie) - wpisz dwa znaki, które będą wyróżniały Rolę na liście Akcji podczas konfiguracji Workflow (jeśli zostawisz puste pole, Aplikacja wykorzysta dwa pierwsze znaki z Twojej nazwy)
- Kolor - wybierz kolor, który będzie wyróżniał Rolę na liście Akcji podczas konfiguracji Workflow
- Wybierz pracownika - w tym miejscu możesz wyznaczyć pracowników, którzy będą automatycznie przypisywani do Roli podczas startowania Procesów lub zostaną potraktowani jako rekomendowani pracownicy do pełnienia tej Roli (dowiedz się więcej tutaj)
- Zdecyduj czy dana Rola może wskazywać użytkowników do innych Ról w Procesie (dowiedz się więcej tutaj).
Po wypełnieniu formularza kliknij w "Zapisz", aby dodać nową Rolę w Aplikacji.
Jak usunąć stworzoną Rolę?
Roli stworzonej w sekcji Ustawienia nie da się trwale usunąć, lecz można ją zarchiwizować. Wystarczy po prawej stronie na liście Ról obok wybranej do archiwizacji Roli kliknąć trzy kropeczki i wybrać opcję “Archiwizuj”.
Włączając switch „Pokaż zarchiwizowane pozycje” możesz wyświetlić Role, które zostały zarchiwizowane, a nawet ponownie je przywrócić, klikając po prawej stronie w trzy kropeczki i wybierając opcję „Przywróć”. Dzięki temu możesz przywróconą Rolę ponownie uwzględnić w workflowach.
Jakie są skutki archiwizacji Roli?
- w przypadku trwających Procesów nic się nie zmienia - Rola nada bierze udział w Procesie
- w przypadku nowo uruchamianych Procesów również możesz nadal wybrać Rolę, która w Ustawieniach została zarchiwizowana, ale występuje w Workflow
- dotychczasowe Akcje, które są przypisane w Workflow do zarchiwizowanej Roli, pozostają bez zmian
- nie możesz jednak utworzyć nowej Akcji i przypisać jej do zarchiwizowanej Roli lub zmienić odbiorcy w już istniejącej Akcji na zarchiwizowaną Rolę