Po dodaniu Akcji do Workflow (przeciągnięciu jej w Workflow builderze) możesz wejść w jej ustawienia.
Zarówno w sytuacji, gdy tworzysz nową lub edytujesz już istniejącą Akcję, kliknij w jej nazwę, a w zależności od jej typu będziesz mieć możliwość jej konfiguracji.
Będąc w danej Akcji, na pasku z prawej strony możesz zobaczyć:
- ikonę koła zębatego, pod którą kryją się główne ustawienia Akcji,
- ikonę ze strzałkami, w której znajdziesz ustawienia dotyczące warunków i targetowania Akcji, m.in. na podstawie Kategorii i Lokalizacji,
- ikonę dzwonka - w której znajdziesz ustawienia dotyczące Alertów (tylko w Akcjach typu zadanie, szkolenie lub formularz),
- ikonę pola formularzy - tylko w Akcji typu formularz,
- ikonę { }, w której znajdziesz Snippety (tylko w Akcjach nowej generacji: sms, e-mail i formularz).
Główne ustawienia
Nazwa Akcji - w przypadku Akcji typu sms lub e-mail jest to nazwa, która pojawi się na Workflow, ale nie wyświetli użytkownikowi. W przypadku zadań, formularzy lub szkoleń ta nazwa pojawi się również użytkownikowi w jego Portalu.
Odbiorca Akcji - w tym miejscu określasz, do kogo ma trafić dana Akcja: pracownika czy customowej Roli? Pamiętaj, że najpierw musisz dodać odpowiednie role w ustawieniach Workflow - dopiero wówczas pojawią się na liście odbiorców Akcji.
Dodatkowi odbiorcy (tylko dla Akcji typu e-mail) - możesz wskazać, którzy użytkownicy powinni zostać dołączeni do maila w trybie FYI.
Czas i termin dostarczenia Akcji
Etap - wszystkie Akcję dodane do Workflow muszą posiadać czas i termin dostarczenia
w stosunku do daty kluczowej (czyli np. pierwszego lub ostatniego dnia w pracy - poczytaj więcej o kategoriach Workflow tutaj.)
Akcje mogą być automatycznie wyzwalane w jednym z trzech okresów w zależności od kategorii wybranego Workflow. Dla przykładu w kategorii Procesów onboardingowych mowa o następujących okresach:
- Przed pierwszym dniem - okres między przyjęciem oferty przez nowego pracownika a pierwszym dniem w pracy (preboarding)
- W pierwszym dniu - pierwszy dzień w pracy nowego pracownika
- Po pierwszym dniu - okres po pierwszym dniu w pracy
Po wyborze okresu należy ustawić liczbę dni (w wersji dla przed lub po zatrudnieniu) oraz godzinę wyzwolenia Akcji.
Zdefiniowana data i godzina określa kiedy Akcja zostanie wyzwolona w stosunku do pierwszego dnia nowego pracownika w pracy (ustalonego podczas uruchamiania Procesu onboardingowego).
💡Przykład:
Chcesz, aby Workflow automatycznie wysłał wiadomość (np. przypominającą, że już jutro pojawi się nowy pracownik) do managera na jeden dzień przed zatrudnieniem nowego pracownika.
W takim przypadku możesz przygotować nową Akcję typu wiadomość skierowaną do managera, którą ustawisz: 1 dzień przed pierwszym dniem / godzina 10:00.
W efekcie manager otrzyma automatyczną wiadomość 1 dzień przed zatrudnieniem nowego pracownika o godzinie 10:00.
Termin to liczba godzin lub dni przewidzianych na wykonanie zadania. Jest to opcjonalne ustawienie, które powoduje, że dodana Akcja zostanie potraktowana jako ważna a jej niewykonanie w terminie zostanie odpowiednio oznaczone na Dashboardzie.
- Zależy Ci na ukończeniu ważnych Akcji zaplanowanych w Workflow?
- Chcesz mieć pewność, że pracownik ukończy szkolenie wstępne BHP w pierwszym dniu pracy?
- Pracownik musi wypełnić i odesłać na 10 dni przed zatrudnieniem kwestionariusz osobowy, żeby móc przygotować dla niego umowę?
- Manager powinien przygotować wniosek o nadanie uprawnień maksymalnie na dzień przed pojawieniem się nowej osoby w organizacji?
Zarządzaj priorytetami w wykonywaniu zadań przez użytkowników dzięki funkcji DEADLINE TIME (czas na wykonanie Akcji).
💡Przykład:
Pracownik otrzymał zadanie do wykonania na 5 dni przed zatrudnieniem o godz. 10:00. Zadanie miało ustawiony czas na jego wykonanie na 8h. To oznacza, że zadanie powinno być wykonane do godziny 18:00.
W przypadku przekroczenia tego terminu, nazwa Akcji zmieni się na kolor czerwony, a sama Akcja wskoczy na górę zadań do wykonania - nadając odpowiedni priorytet tym zadaniom lub szkoleniom, które są już przeterminowane.
Funkcja ta pełni jedynie rolę informacyjną. Przeterminowane zadanie będzie nadal do wykonania, ale zostanie odpowiednio wyróżnione.
Liczba godzin na wykonanie zadania należy stosować do Akcji w Procesie, na których nam najbardziej zależy (wysoki priorytet), np. Wypełnienie formularzy kadrowych lub Wypełnienie wniosków o sprzęt, itp.
Warunki
Zdecyduj na jakiej podstawie i komu ma zostać dostarczona Akcja.
Dzięki warunkom decydujesz:
- czy Akcja zostanie dodana do Procesu uruchomionego użytkownikowi,
- kiedy zaplanowana Akcja zostanie uwolniona.
Co to oznacza? Dowiedz się więcej tutaj.
Alerty
Alerty to funkcja ściśle powiązana z wyznaczeniem terminu na ukończenie zadania, o którym możesz przeczytać tutaj.
Jeśli wyznaczysz deadline, możesz dodatkowo ustawić Alert, który automatycznie powiadomi odpowiednich użytkowników o przekroczeniu tego terminu.
Przeczytaj więcej o Alertach tutaj.
Pola formularzy
Pola formularzy to funkcja, która pojawia się jedynie w przypadku konfigurowania Akcji typu Formularz. W tej Akcji musisz:
- w zakładce Ustawienia → Pola niestandardowe utworzyć pola, które następnie wykorzystasz w formularzach
- przy konfigurowaniu Akcji typu Formularz wybrać odpowiednie pole i przeciągnąć je do formularza.
W formularzach masz do wykorzystania następujące typy pól:
- Tekst
- Lista
- Prawne
- Adres
Snippety
Snippety to narzędzie, które pozwala personalizować treści Akcji w Twoich Workflowach, zapewniając w ten sposób jeszcze lepszy user experience dla wszystkich osób biorących udział w Procesach.
Snippety to tagi, które po umieszczeniu w nowych Akcjach (E-mail, SMS i formularz) w dynamiczny sposób wstawiają dane z Aplikacji (np. dotyczące Procesu, pracownika lub innej Roli), personalizując w ten sposób treści powiązane z Akcjami.
Dowiedz się więcej o Snippetach tutaj.
