Tworzenie nowego workflow jest proste i polega na ułożeniu oraz zdefiniowaniu odpowiednich Akcji w czasie.
➡️ KATEGORIA “Talent & Onboarding”
- Przejdź do zakładki “Workflows”,
- kliknij w znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu przycisk "Stwórz nowy Workflow",
- wybierz kategorię workflow (dowiedz się więcej o kategoriach 👉🏻 tutaj):
- wprowadź przyjazną nazwę dla nowego Workflow, np. "Onboarding pracowników biurowych" lub "Remote onboarding",
- przypisz etykiety,
- wskaż role, które mają występować w danej ścieżce (o dodawaniu customowych Ról przeczytasz więcej 👉🏻 tutaj).
Wszystkie te ustawienia możesz edytować na późniejszym etapie po wejściu w szczegóły Workflow. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule 👉🏻 Ustawienia Workflow.
Świetnie! Teraz możesz przejść do dodawania i konfigurowania Akcji w swoim szablonie Procesów (Workflow). O tym jak to zrobić piszemy 👉🏻 tutaj.
Ustawienia Workflow
W widoku każdego Workflow na pasku z prawej strony ekranu - pod ikoną koła zębatego, znajdziesz ustawienia, które możesz modyfikować w dowolnym momencie.
- Nazwa - po tej nazwie zidentyfikujesz odpowiednią ścieżkę na liście Workflow lub w momencie uruchamiania Procesu. Pamiętaj, że użytkownicy widzą tę nazwę w swoim Portalu;
- Kategoria - określ kategorię swojego Workflow, aby dostosować treści i komunikaty do określonych typów Procesu;
- Etykiety - dodatkowe tagi, którymi możesz oznaczyć Workflow;
- Role - czyli uczestnicy w Procesach. Dodanie Roli do Workflow spowoduje, że na liście kontaktów w Portalu Pracownika - ta Rola będzie widoczna;
- Domyślny odbiorca Akcji - wybierz Rolę w Procesie, która będzie automatycznie przypisana do Akcji w momencie jej tworzenia - Rolę możesz zmienić;
- Domyślny czas dostarczenia Akcji - wybierz godzinę, która będzie automatycznie przypisana do Akcji w momencie jej tworzenia - godzinę możesz zmienić;
- Domyślny czas ukończenia Akcji - wybierz wymagany termin ukończenia zadania lub szkolenia, który automatycznie będzie przypisany do Akcji w momencie jej tworzenia - ten czas można zmienić.
⚠️ Pamiętaj, że przygotowanie Workflow jest konieczne do uruchomienia Procesu.
Workflow Builder
Aby dodać Akcję do Workflow musisz wybrać już istniejący lub utworzyć nowy Workflow.
Zostaniesz przekierowany do Workflow Buildera - miejsca, w którym definiujesz cały szablon Procesów.
Akcje dodajemy do Workflow za pomocą mechanizmu drag&drop, czyli przeciągnij i upuść.
Aby dodać nową Akcję do Workflow - należy przeciągnąć wybrany kafelek (np. SMS lub E-mail) z prawej części (Akcje) - na obszar roboczy Workflow. Kliknij i przytrzymaj kafel, następnie upuść go w wybranym przez siebie miejscu.
Akcja automatycznie doda się do Workflow ze statusem "Draft".
Budowanie Workflow można zrobić na kilka sposobów:
- Dodaj nowe - pierwsza opcja umożliwia budowanie nowych Akcji od zera. Przeciągnij kafel "SMS" lub "E-mail" na obszar roboczy Workflow i przejdź do edycji Akcji. Skorzystaj z tej opcji jeśli chcesz stworzyć Akcję od podstaw.
- Akcje - w tej sekcji znajdziesz wszystkie dotychczas opublikowane Akcje w Gamfi. Skorzystaj z tej opcji - jeśli chcesz wykorzystać wcześniej dodaną Akcję (np. w innym Workflow). Pamiętaj jednak, że edycja takiej Akcji (zmiana treści) jest globalna, co oznacza, że zawartość Akcji zmieni się w każdym Workflow, w którym została użyta.
- Szablony - w tej sekcji znajdziesz szablony Akcji, które powstały na podstawie wcześniej przygotowanych i zapisanych Akcji (dotyczy akcji typu e-mail i SMS). Tworzenie Akcji na podstawie zapisanych szablonów, znacznie przyspiesza i ułatwia tworzenie Workflow.
➡️ KATEGORIA “Learning & Development”
- Przejdź do zakładki “Workflows”,
- kliknij w znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu przycisk "Stwórz nowy Workflow", a następnie wybierz kategorię workflow (dowiedz się więcej o kategoriach 👉🏻 tutaj):
- wprowadź przyjazną nazwę dla nowego Workflow, np. “Szkolenie z pierwszej pomocy”,
- dodaj korzyści wynikające z tego szkolenia:
- dodaj grafikę na okładkę i tło:
- określ dostępność - możesz wskazać, że dane szkolenie będzie dostępne tylko dla pracowników danej Kategorii, w danej Lokalizacji lub dla pracowników, na których profilu pojawi się odpowiednie oznaczenie w Polu niestandardowym:
☝🏻 Ustawienia Workflow możesz zawsze uzupełnić już po jego utworzeniu.
STATUS WORKFLOW
Jeśli tworzysz nowe workflow i nie chcesz, aby już teraz było widoczne na liście do wyboru podczas uruchamiania Procesu dla pracownika - pamiętaj, aby “Status” pozostał nieaktywny:
