Istnieje pięć głównych typów akcji, które mogą być używane w Workflow.
W Aplikacji Gamfi możesz skorzystać z następujących typów Akcji:
- SMS (nowa generacja) - Akcja polegająca na automatycznej wysyłce zdefiniowanej wiadomości SMS na numer telefonu Pracownika, Managera lub innej Roli w Procesie.
- E-mail (nowa generacja) - Akcja polegająca na automatycznej wysyłce zdefiniowanej wiadomości na adres e-mail Pracownika, Managera lub innej Roli w Procesie.
- Formularz (nowa generacja) - Akcja polegająca na dostarczeniu użytkownikowi formularza do wypełnienia, służącego np. przekazaniu danych kadrowych, wyborowi welcome packa czy zebraniu feedbacku.
- Zadanie - Akcja polegająca na wykonaniu różnego rodzaju zadań przez Pracownika, Managera lub inną Rolę w czasie Procesu (np. Poznaj misję naszej organizacji, Zobacz, jakich formalności musisz dopełnić przed zatrudnieniem nowej osoby, Poznaj swoje obowiązki jako Buddy).
- Szkolenie - Akcja polegająca na wykonaniu zdefiniowanego zbioru zadań, ułożonego w cykl szkoleniowy (np. Szkolenie BHP / PPOŻ, Szkolenie Compliance, Szkolenie RODO).
Dzięki zaplanowaniu odpowiednich Akcji w Workflow masz możliwość:
- automatycznego wysyłania powiadomień mailowych lub SMS-owych
- przekazywania informacji i wiedzy w postaci zadań lub szkoleń (udostępniając odpowiednie treści, prezentacje, dokumenty, filmy itp.)
- weryfikowania wiedzy Użytkownika przy wykorzystaniu quizów
- zbierania od Użytkowników niezbędnych informacji potrzebnych np. do przygotowania umowy, wydania sprzętu czy wysyłki welcome packa
- otrzymywania feedbacku, w tym oceny Procesu, szkoleń, samopoczucia przed rozpoczęciem pracy itp.
Każdy Workflow może posiadać dowolną liczbę skonfigurowanych Akcji. Typ Akcji definiuje jaką aktywność będzie musiał wykonać (np. zadanie) lub otrzyma (np. wiadomość) Użytkownik (np. Manager, Pracownik lub inna Rola, np. Buddy) w związku z uruchomionym na podstawie tego Workflow Procesem.
Pamiętaj: Akcje zostaną uwolnione użytkownikom dopiero w momencie uruchomienia Procesu. Przeczytaj więcej tutaj.
Wszystkie typy Akcji możesz przetestować dzięki szablonowi Workflow o nazwie “Typy Akcji w Aplikacji Gamfi”, który jest dostępny w Twojej Aplikacji.
SMS
Akcja typu SMS polega na automatycznej wysyłce zdefiniowanej wiadomości (na bazie wcześniej przygotowanego szablonu) na numer telefonu Użytkownika (pamiętaj by uzupełnić numer w profilu użytkownika!).
Wiadomość jest wysyłana w określonym terminie, zgodnie z konfiguracją Workflow.
SMS-y mogą dotyczyć m.in.:
- zaproszenia do zalogowania do Aplikacji,
- nowego zadania do wykonania w Aplikacji
- powitania nowej osoby w zespole,
- ważnych informacji przed pierwszym dniem pracy.
Nadawcą wysłanej w Procesie wiadomości jest GAMFI.
W Akcji typu SMS możesz wykorzystać Snippety, a dzięki temu spersonalizować wysyłaną komunikację. Dowiedz się więcej tutaj.
Akcja typu E-mail polega na automatycznej wysyłce zdefiniowanej wiadomości (na bazie wcześniej przygotowanego szablonu) na adres e-mail Użytkownika.
Wiadomość jest wysyłana w określonym terminie, zgodnie z konfiguracją Workflow.
Wiadomości e-mail mogą dotyczyć m.in.:
- zaproszenia do zalogowania do Aplikacji,
- nowego zadania do wykonania w Aplikacji
- nowych formularzy kadrowych do wypełnienia,
- powitania nowej osoby w zespole,
- wyboru zestawu powitalnego (welcome packa),
- ważnych informacji przed pierwszym dniem pracy,
- powiadomienia o nowym pracowniku.
W Akcji typu E-mail możesz wykorzystać Snippety, a dzięki temu spersonalizować wysyłaną komunikację. Dowiedz się więcej tutaj.
Formularz
W ramach Workflowu definiowanego w Aplikacji Administrator może dodać zadanie polegające na wypełnieniu dowolnego formularza, służącego:
- zbieraniu informacji, np. kadrowych
- badaniom typu pulse-check
- wyborowi welcome pack czy sprzętu IT.
Funkcja ta jest często wykorzystywana do usprawnienia formalnej strony Procesu, która do tej pory odbywała się analogowo (poprzez papierowe wnioski i skany).
Na różnych etapach Procesu wdrożenia można włączyć do Workflow badania typu pulse-check - oparte na mechanizmie ankiety, w których użytkownik może podzielić się swoją opinią na wskazany temat (poprzez pytania ilościowe i jakościowe).
Poprzez badania pulse-check można badać m.in.:
- samopoczucie pracownika przed pierwszym dniem pracy,
- ocenę welcome day,
- dostępność przełożonego i buddiego w pierwszym tygodniu pracy,
- zakres wsparcia przełożonego oraz zespołu,
- weryfikację rozumienia zakresu zadań na stanowisku,
- ocenę jakości otrzymanych w Procesie wdrożenia materiałów,
- spójność employee experience z etapu rekrutacji z onboardingiem.
Rekomendujemy realizowanie kilku zróżnicowanych pulse-checków na różnych etapach onboardingu, przykładowo w tygodniu poprzedzającym rozpoczęcie pracy, po pierwszym tygodniu pracy oraz po pierwszym miesiącu pracy
Zadanie
Uczestnik Procesu może otrzymać zadania różnego typu: mogą one składać się z dowolnego typu treści (tekstowej, graficznej, video) oraz budować z użytkownikiem kilka rodzajów interAkcji.
Poniżej znajduje się zestawienie przykładowych typów zadań:
- zadania edukacyjne - przekazujące wiedzę w postaci tekstu, nagrania szkolenia czy zapoznania się z osadzonym plikiem,
- zadania quizowe/sprawdzające wiedzę - w którym użytkownik odpowiada na pytania badające retencję nabytej przez niego wiedzy,
- zadania deklaratywne - w których użytkownik deklaruje wykonanie określonego działania toczącego się poza aplikacją wdrożeniową (np. odbycie spotkania wdrożeniowego),
- zadania z decyzją - wymagające od użytkownika dokonania określonego wyboru, np. wyboru welcome packa (zadanie dla pracownika) lub przypisania buddiego do konkretnego Procesu wdrożenia (zadanie dla menedżera).
Zadania realizowane w trakcie Procesu wdrożenia mogą być punktowane - punkty mogą zostać wymienione przez użytkownika np. na nagrodę rzeczową lub benefit bezkosztowy, dostępne zarówno w Aplikacji Gamfi jak i poza nią (patrz: rozdział Webhooki).
Szkolenie
Szkolenie jest w praktyce zdefiniowanym zbiorem zadań ułożonych w cykl szkoleniowy. Zadania szkoleniowe są wzajemnie zależne - użytkownik musi je wykonywać w określonej kolejności, aby przejść do kolejnych kroków. Aby zaliczyć szkolenie należy wykonać wszystkie zadania wchodzące w jego skład.
W cyklach szkoleniowych wykorzystywane są przede wszystkim zadania edukacyjne (przekazujące wiedzę np. poprzez nagranie video szkolenia stacjonarnego albo tutorialu po firmowym narzędziu) oraz zadania quizowe. Dzięki tym ostatnim można sprawdzić, czy użytkownik faktycznie zdobył wiedzę przekazaną w trakcie szkolenia. Aplikacja Gamfi udostępnia gotowe szablony treści obowiązkowych szkoleń, m.in. dotyczących BHP i PPOŻ (patrz: rozdział Marketplace gotowych treści).